MAKALAH
KONSEP SISTEM INFORMASI LANJUT
“ENTERPRISE RESOURCE PLANNING”
DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 5
Adi Ridho (10112187)
Dino Santri (12112205)
Iqbal Andar Reza (13112763)
Rifan Lukman Hakim (18111371)
KELAS 4KA10
FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI
Mata Kuliah: Konsep Sistem Informasi Lanjut
Dosen: Bpk. Ronggo Permono SKom.,MT.
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Arsitektur Pengembangan ERP
Tips memilih ERP
Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:
1. Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
2. Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.
3. Analisa Business Strategy
• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
4. Analisa People
• Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
5. Analisa Infrastruktur
• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
6. Analisa Software
• Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?
• Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ERP
Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP:
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Penyebab Gagalnya ERP
1. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
3. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP
1. Kurangnya komitmen top management
2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
5. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
7. Tidak cocoknya software dgn business process
8. Kurangnya training dan pembelajaran
9. Cacatnya project design & management
10. Kurangnya komunikasi
11. Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERP
Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
SAP
JDE
BAAN
MFGPro
Protean
Compiere
Adempiere
Penggunaan Agent Pada ERP
Bisnis rokok di Tanah Air diprediksi banyak orang tengah menuju sunset. Terutama karena adanya imbauan untuk mengurangi konsumsinya terkait dengan masalah kesehatan dan makin terbatasnya aktivitas berpromosi. Namun, bukan berarti pemainnya harus berhenti berinovasi. Dengan bantuan teknologi informasi, PT Bentoel Prima menunjukkan bahwa keterbatasan bukan halangan untuk terus maju.
Untuk menjalankan agenda inovasinya yang berbasis TI itu, perusahaan rokok yang baru saja dibeli BAT dari Peter Sondakh ini telah memiliki direktorat TI. Karena berperan sebagai integrated agent dalam hal TI dan business process, direktorat ini disebut Direktorat Information System dan Business Process (ISBP). “Kami mempunyai business process dan pengelolaan TI dalam satu wadah tersendiri, sebagai salah satu inisiatif dari digital business design, di mana Bentoel ingin menjadi perusahaan yang efektif dan efisien,”sejak dibentuk pada 2003, divisinya ditugasi untuk mendukung tujuan bisnis Bentoel. Salah satu proyek besar yang dikerjakan ISBP adalah pengembangan B1 (Be-One) Enterprise System. pengembangan Be-One ini mengacu pada standar Telecommunicatiom Industry Association 942 yang diimplementasikan di sentra data di Malang; IT service management berdasarkan framework IT Infrastructure Library; dan information security management system yang sudah mendapat standar ISO/IEC 27001.Sistem Be-One ini diimplementasikan pada 2004. Sistem ini berpusat pada aplikasi enterprise resource planning (ERP) dari SAP. Di dalam ERP yang sistemnya diimplementasi Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama. Antara lain, material management, sales and distribution, production planning, fund management, controlling dan financial accounting. Dengan sistem ini, semua data bisa seragam. “Jadi, angka yang diakui company hanya satu, yakni yang ada di ERP. Di luar itu, tidak dipercaya,secara sederhana Be-One merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai hilir, dari transaksi sampai pelaporan untuk manajemen. Dengan demikian, setiap data transaksi dimasukkan ke sistem Be-One sekali saja di tempat yang sedekat mungkin dengan terjadinya transaksi. Contohnya, data penjualan oleh tenaga penjualan dimasukkan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi diunggah (upload) secara otomatis ke sistem di Area Sales & Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem di Kantor Pusat, dan semua data yang terkena dampak transaksi penjualan itu pun akan ter-update.
pihaknya berhasil menghubungkan semua sistemnya ke sistem ERP yang berfungsi sebagai back-end system. Dengan begitu, semua sistem terkoneksi secara otomatis secara end to end. Sistem yang terhubung dengan Be-One Enterprise System cukup banyak, mulai dari Be-One Portal, Be-One ASMO & Mobile (sales administration & management system serta sales force automation & mobile management), Be-One Deal (pembayaran), Be-One Synergy (SAP-HRMS), Be-One Poli (Kitech Hospital System), Be-One Intelligence (business intelligence), Be-One Business Planning & Simulation, serta Be-One War Map & War Room. “Semua terintegrasi atau ter-interface dengan ERP sebagai satu kesatuan sistem,
Salah satu aplikasi penting yang sukses diimplementasi pada 2005 adalah sistem administrasi penjualan dan mobile management, yang diterapkan untuk 1.200 PDA di seluruh Indonesia. Dalam waktu dekat, jumlah PDA-nya akan ditambah menjadi 1.600
unit. PDA ini dipakai oleh para tenaga penjualan sampai manajer penjualan. Nanti dari situ juga akan diimplementasikan beberapa aplikasi seperti portal, business intelligence dan sistem war map. “Jadi, sistem inilah yang memberi kami kemampuan analitis,”
Selain sistem yang terhubung langsung tadi, ada tiga sistem yang tidak terkoneksi dengan back-end system (ERP), karena memang tak ada hubungannya, yakni IP Telephony, Document Management System, serta E-mail & Internet. Kendati begitu, ketiga sistem tersebut memakai jaringan yang sama. Saat ini, sistem jaringan di Bentoel terhubung dengan jaringan MPLS (multiprotocol label switching) di kantor pusat melalui tiga vendornya: Telkom, XL dan Icon +. Jaringan ini berfungsi menghubungkan 8 pabrik di seputar Malang dan 37 ASMO yang dimiliki Bentoel.
dengan adanya sistem yang terintegrasi, produktivitas bisnis Bentoel bisa meningkat. Juga, memberikan kecepatan proses data, dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Misalnya, data penjualan dari kira-kira 1.000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama. Manajemen Bentoel pun dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasil dari aksi-aksi yang dilakukan, untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu? “Tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unit-unit dalam perusahaan. Semua melihat data yang sama dan bergerak berdasarkan data yang sama. Dengan sendirinya pengambilan keputusan menjadi tajam dan cepat
pengembangan sistem Be-One memberi sejumlah benefit. Antara lain, dari segi penjualan dan pemasaran, yang paling utama adalah instant feedback, business intelligence dan operational excellence. Data penjualan bisa diterima pada hari yang sama, mulai dari sales supervisor hingga direksi bisa menerima dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, mereka bisa mengetahui efektivitas sales performance-nya. Misalnya, ada satu kesulitan penetrasi di suatu daerah, maka dari supervisor sampai BOD tahu, dan bisa segera diambil tindakan. Begitu pula, informasi mengenai kompetitor yang ada di lapangan bisa langsung ter-update. “Dalam hal operational excellence effectiveness, kami perkirakan 1,5 jam waktu salesman bisa dipangkas, karena menghapus semua administrasi berkat penggunaan aplikasi mobile lewat PDA.
Pertanyaan Dan Jawaban :
1. Rudy Haryanto (Kelompok 3)
Jelaskan apa yang dimaksud dengan Environtment Management ?
Jawaban:
Manajement Lingkungan Hidup yaitu siklus berkelanjutan dari kegiatan perencanaan, implementasi, evaluasi dan peningkatan proses, yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga tujuan bisnis perusahaan/pemerintah dan tujuan lingkungan bisa padu dan bersinergi
2. Jonathan (Kelompok 2)
Apa perbedaan proses planning konvensional dengan ERP ?
Jawaban:
Erp adalah system yang sudah terintegrasi dalam proses bisnis di perusahaan agar l ebih responsif dalam menanggapi kebutuhan customer, sedangkan system planning merupakan system lama, metode dari system konvensional adalah saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer. Sistem
ERP sendiri adalah perubahaan paradigma dari system konvensional.
3. Rizka Yuaningtyas (Kelompok 4)
Informasi apa yang dihasilkan dari software ERP ?
Jawaban:
Software ERP menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen, seperti data transaksi perusahaan yang secara tipikal data dapat diakses secara realtime dengan melihat database.
KONSEP SISTEM INFORMASI LANJUT
“ENTERPRISE RESOURCE PLANNING”
DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 5
Adi Ridho (10112187)
Dino Santri (12112205)
Iqbal Andar Reza (13112763)
Rifan Lukman Hakim (18111371)
KELAS 4KA10
FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI
Mata Kuliah: Konsep Sistem Informasi Lanjut
Dosen: Bpk. Ronggo Permono SKom.,MT.
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Arsitektur Pengembangan ERP
Tips memilih ERP
Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:
1. Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
2. Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.
3. Analisa Business Strategy
• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
4. Analisa People
• Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
5. Analisa Infrastruktur
• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
6. Analisa Software
• Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?
• Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ERP
Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP:
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Penyebab Gagalnya ERP
1. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
3. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP
1. Kurangnya komitmen top management
2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
5. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
7. Tidak cocoknya software dgn business process
8. Kurangnya training dan pembelajaran
9. Cacatnya project design & management
10. Kurangnya komunikasi
11. Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERP
Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
SAP
JDE
BAAN
MFGPro
Protean
Compiere
Adempiere
Penggunaan Agent Pada ERP
Bisnis rokok di Tanah Air diprediksi banyak orang tengah menuju sunset. Terutama karena adanya imbauan untuk mengurangi konsumsinya terkait dengan masalah kesehatan dan makin terbatasnya aktivitas berpromosi. Namun, bukan berarti pemainnya harus berhenti berinovasi. Dengan bantuan teknologi informasi, PT Bentoel Prima menunjukkan bahwa keterbatasan bukan halangan untuk terus maju.
Untuk menjalankan agenda inovasinya yang berbasis TI itu, perusahaan rokok yang baru saja dibeli BAT dari Peter Sondakh ini telah memiliki direktorat TI. Karena berperan sebagai integrated agent dalam hal TI dan business process, direktorat ini disebut Direktorat Information System dan Business Process (ISBP). “Kami mempunyai business process dan pengelolaan TI dalam satu wadah tersendiri, sebagai salah satu inisiatif dari digital business design, di mana Bentoel ingin menjadi perusahaan yang efektif dan efisien,”sejak dibentuk pada 2003, divisinya ditugasi untuk mendukung tujuan bisnis Bentoel. Salah satu proyek besar yang dikerjakan ISBP adalah pengembangan B1 (Be-One) Enterprise System. pengembangan Be-One ini mengacu pada standar Telecommunicatiom Industry Association 942 yang diimplementasikan di sentra data di Malang; IT service management berdasarkan framework IT Infrastructure Library; dan information security management system yang sudah mendapat standar ISO/IEC 27001.Sistem Be-One ini diimplementasikan pada 2004. Sistem ini berpusat pada aplikasi enterprise resource planning (ERP) dari SAP. Di dalam ERP yang sistemnya diimplementasi Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama. Antara lain, material management, sales and distribution, production planning, fund management, controlling dan financial accounting. Dengan sistem ini, semua data bisa seragam. “Jadi, angka yang diakui company hanya satu, yakni yang ada di ERP. Di luar itu, tidak dipercaya,secara sederhana Be-One merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai hilir, dari transaksi sampai pelaporan untuk manajemen. Dengan demikian, setiap data transaksi dimasukkan ke sistem Be-One sekali saja di tempat yang sedekat mungkin dengan terjadinya transaksi. Contohnya, data penjualan oleh tenaga penjualan dimasukkan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi diunggah (upload) secara otomatis ke sistem di Area Sales & Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem di Kantor Pusat, dan semua data yang terkena dampak transaksi penjualan itu pun akan ter-update.
pihaknya berhasil menghubungkan semua sistemnya ke sistem ERP yang berfungsi sebagai back-end system. Dengan begitu, semua sistem terkoneksi secara otomatis secara end to end. Sistem yang terhubung dengan Be-One Enterprise System cukup banyak, mulai dari Be-One Portal, Be-One ASMO & Mobile (sales administration & management system serta sales force automation & mobile management), Be-One Deal (pembayaran), Be-One Synergy (SAP-HRMS), Be-One Poli (Kitech Hospital System), Be-One Intelligence (business intelligence), Be-One Business Planning & Simulation, serta Be-One War Map & War Room. “Semua terintegrasi atau ter-interface dengan ERP sebagai satu kesatuan sistem,
Salah satu aplikasi penting yang sukses diimplementasi pada 2005 adalah sistem administrasi penjualan dan mobile management, yang diterapkan untuk 1.200 PDA di seluruh Indonesia. Dalam waktu dekat, jumlah PDA-nya akan ditambah menjadi 1.600
unit. PDA ini dipakai oleh para tenaga penjualan sampai manajer penjualan. Nanti dari situ juga akan diimplementasikan beberapa aplikasi seperti portal, business intelligence dan sistem war map. “Jadi, sistem inilah yang memberi kami kemampuan analitis,”
Selain sistem yang terhubung langsung tadi, ada tiga sistem yang tidak terkoneksi dengan back-end system (ERP), karena memang tak ada hubungannya, yakni IP Telephony, Document Management System, serta E-mail & Internet. Kendati begitu, ketiga sistem tersebut memakai jaringan yang sama. Saat ini, sistem jaringan di Bentoel terhubung dengan jaringan MPLS (multiprotocol label switching) di kantor pusat melalui tiga vendornya: Telkom, XL dan Icon +. Jaringan ini berfungsi menghubungkan 8 pabrik di seputar Malang dan 37 ASMO yang dimiliki Bentoel.
dengan adanya sistem yang terintegrasi, produktivitas bisnis Bentoel bisa meningkat. Juga, memberikan kecepatan proses data, dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Misalnya, data penjualan dari kira-kira 1.000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama. Manajemen Bentoel pun dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasil dari aksi-aksi yang dilakukan, untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu? “Tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unit-unit dalam perusahaan. Semua melihat data yang sama dan bergerak berdasarkan data yang sama. Dengan sendirinya pengambilan keputusan menjadi tajam dan cepat
pengembangan sistem Be-One memberi sejumlah benefit. Antara lain, dari segi penjualan dan pemasaran, yang paling utama adalah instant feedback, business intelligence dan operational excellence. Data penjualan bisa diterima pada hari yang sama, mulai dari sales supervisor hingga direksi bisa menerima dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, mereka bisa mengetahui efektivitas sales performance-nya. Misalnya, ada satu kesulitan penetrasi di suatu daerah, maka dari supervisor sampai BOD tahu, dan bisa segera diambil tindakan. Begitu pula, informasi mengenai kompetitor yang ada di lapangan bisa langsung ter-update. “Dalam hal operational excellence effectiveness, kami perkirakan 1,5 jam waktu salesman bisa dipangkas, karena menghapus semua administrasi berkat penggunaan aplikasi mobile lewat PDA.
Pertanyaan Dan Jawaban :
1. Rudy Haryanto (Kelompok 3)
Jelaskan apa yang dimaksud dengan Environtment Management ?
Jawaban:
Manajement Lingkungan Hidup yaitu siklus berkelanjutan dari kegiatan perencanaan, implementasi, evaluasi dan peningkatan proses, yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga tujuan bisnis perusahaan/pemerintah dan tujuan lingkungan bisa padu dan bersinergi
2. Jonathan (Kelompok 2)
Apa perbedaan proses planning konvensional dengan ERP ?
Jawaban:
Erp adalah system yang sudah terintegrasi dalam proses bisnis di perusahaan agar l ebih responsif dalam menanggapi kebutuhan customer, sedangkan system planning merupakan system lama, metode dari system konvensional adalah saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer. Sistem
ERP sendiri adalah perubahaan paradigma dari system konvensional.
3. Rizka Yuaningtyas (Kelompok 4)
Informasi apa yang dihasilkan dari software ERP ?
Jawaban:
Software ERP menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen, seperti data transaksi perusahaan yang secara tipikal data dapat diakses secara realtime dengan melihat database.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar